Meu treinamento em GTD

Stressed person

Nesta quinta-feira, dia 19, tive a chance de fazer um treinamento em GTD (Getting Things Done) com o único consultor brasileiro certificado pela consultoria criadora da metodologia, o Daniel Burt. Para quem não conhece, o GTD é uma maneira de aumentar a produtividade pessoal. O principal lema do seu criador, o americano David Allen, é de que a mente não foi feita para armazenar informações, e sim ter idéias. Segundo ele a capacidade de sermos produtivos é diretamente proporcional à capacidade de relaxarmos. Para isto, o individuo precisa ter um sistema em que ele possa confiar, seja um software, um smartphone, uma agenda, etc.



Há um ano e meio venho lendo sobre o assunto. Há muitas informações na internet, porém nunca tive a chance de ler o “best seller” “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, cujo o título em português é “A arte de fazer acontecer“. O meu primeiro contato com o termo foi pesquisando sobre mapas mentais. Posteriormente, ao escutar um podcast sobre produtividade, o “Get It Done Quick and Dirty Tips“, do americano Stever Robbins, aguçou ainda mais minha curiosidade em conhecer a proposta de David Allen.
O GTD é muito simples, não é nada de outro mundo, porém demanda disciplina para você fazer as coisas realmente acontecerem. Abaixo, segue os principais passos.
1- Coleta
Junte todos seu pensamentos, requisições, e-mails, tudo que demande a sua atenção e escreva-os. Aproveite e crie suas próprias “Inboxs”. Além da caixa de entrada do seu e-mail, você pode ter um local em sua mesa para todas e quaisquer requisições e/ou anotações que cheguem até você. David Allen recomenda que você tenha sempre a mão um bloquinho para fazer anotações. Já o nosso amigo Daniel Burd também usa um gravador para “capturar” todo e qualquer pensamento quando está dirigindo. Se você estiver concentrado em um trabalho e for interrompido, anote o pedido ou a informação para processá-la mais tarde.
2 – Processamento
Nesta fase você decide o que fazer exatamente com cada um dos itens que você coletou.
É recomendável que ao descrever cada item, você seja o mais claro possível, pois muitas vezes a pessoa não lembra exatamente do que se tratava uma anotação. Por exemplo, se a pessoa escrever apenas a palavra “carro”, ela corre o risco de pensar “o que exatamente eu queria dizer com isso, seria abastecê-lo, seria levá-lo ao mecânico ou seria pagar a prestação do veiculo?”.
Foque sempre na primeira ação que venha a sua mente. Se o item for “responder ao cliente”, mas inicialmente você tem que analisar um relatório, registre “analisar relatório”.
Caso a pendência requer menos de dois minutos, faça-a agora. Não perca tempo. Se o item não requer nenhuma ação, você pode guardá-lo como uma referência. (Ex.: boletos, artigos, informações que você julga importante). Caso demande uma ação em uma data determinada, você pode criar um lembrete para avisá-lo no futuro. Se você julgar que a tarefa pode ser delegada, delegue-a para a pessoa apropriada.
3 – Organize
Assim que você tenha claro qual é exatamente a primeira ação relacionada a cada item que você escreveu, chegou a hora de categorizá-lo. David Allen sugere criarmos sub-listas de acordo com o contexto de cada ação. Segue alguns exemplos:
- casa;
- escritório;
- rua;
- telefonemas;
- aguardando (para itens que você delegou e ainda esta aguardando uma resposta);
- algum dia (para itens que você ainda não tem certeza se irá fazê-lo);
- projetos (para toda e qualquer ação que requer mais de um passo);
- calendário (para ações precisem acontecer em uma determinada data).

4 – Revisão
Sempre que possível, reveja sua lista e seu calendário. Atualize-os a medida que novos itens aparecerem e a cada tarefa que for finalizada. Esta revisão pode ser feita diariamente ou semanalmente. Reserve um período na sua agenda para fazê-la. Busque manter seus “inboxs” sempre vazios.
Diariamente, invisto de uma à uma hora e meia processando e-mails, anotações e revisando minha lista e meu calendário.

5 – Ação
O ideal é que sua lista esteja sempre acessível. Com base nela você seleciona as ações que você queira tomar. Se por exemplo você estiver no ônibus, pode aproveitar este tempo e rever a sua lista de ligações pendentes e fazer algumas durante seu trajeto. Seja flexível com você mesmo. O legal do GTD é que não há prioridades pré-definidas.

Para ilustrar melhor as cinco etapas listadas acima, veja o diagrama abaixo.

GTD easy steps

Antes de fazer o couching com o Daniel Burd, eu tinha uma breve noção dessas etapas. Havia começado a aplicar o GTD com um caderno. Pouco tempo depois, como David Allen afirma, eu “caí do vagão”. Ele usa este termo para quando as pessoas perdem o controle do seu sistema. A vantagem do GTD é que você pode reimplementá-lo muito facilmente caso perca o controle. Depois do caderno, passei a utilizar uma ferramenta eletrônica chamada MonkeyGTD.

Daniel Burt afirma que no geral as pessoas tendem a ser boas em apenas uma etapa do GTD. No meu caso, eu era muito bom em fazer “coleta”, porém eu me perdia no “processamento”. Eu falhava em listar projetos. Minha lista “próximas ações” era muito grande e eu perdia o foco. Eu também falhava em adotar um calendário. A ferramenta corporativa que eu usava, o Lotus Notes, servia apenas para anotar reuniões. O trabalho do Daniel foi bem bacana para corrigir estas falahas. Hoje, anoto todo e qualquer compromisso além do tempo alocado para fazer algumas tarefas com prazo determinado.

Não há como negar o ganho que se tem ao centralizar seu calendário, sua lista de pendências e seus e-mails em uma única ferramenta. O Daniel forneceu dicas preciosas e simples sobre organização e produtividade usando ferramentas que já tinha em mãos. Após uma semana do meu couching, senti que tinha dado um upgrade no meu GTD. Eu senti que tinha o controle sobre o meu calendário. Por mais que eu tenha explorado sozinho os primeiros passos na implantação desta metodologia, o couching seriviu como um shortcut e aprendi muito em poucas horas de conversas. O meu GTD ficou ainda mais produtivo.

Caso queira saber mais, recomendo algumas fontes de informações:
- O livro: Getting Things Done;
- A lista no yahoogroups: GTDbr;
- O termo GTD no Wikipedia;
- Palestra que o David Allen deu no Google;
- E mais uma vez, o Daniel Burt, o consultor que tem me auxiliado na metodologia.

Seria uma tendência de direção de arte?

A cabeça de Steve Jobs (Abril de 2008)

Época Negócios Capa (Maio 2009)

Anúncio da Universidade Mackenzie (Maio de 2009)

Anúncio da Universidade Mackenzie (Maio de 2009)

Anúncio da Universidade Mackenzie (Maio de 2009)

O design da capa do livro “A cabeça de Steve Jobs” (Inside Steve’s Brain) de Leander Kahney, feito pelo designer gráfico Daniel Lagin aparentemente teria inspirado o meio editorial e a propaganda brasileira.

• A cabeça de Steve Jobs (Abril de 2008);
• Época Negócios (Maio de 2009);
• Anúncio da Universidade Mackenzie (Maio 2009).

É uma prova de que para o designer e o diretor de arte a inspiração pode vir de qualquer parte. O curioso é que a capa da revista Época Negócios e o anúncio da Universidade Mackenzie saíram na mídia no mesmo período.

Fly Banner, moscas fazem propaganda em feira

Estes dias, ao fazer compras em um supermercado, fiquei surpreso ao escutar o barulho de um mosquito no corredor. Quando eu percebi, tratava-se de uma ação publicitária para vender inseticidas. Não havia mosquito no local, era apenas o som para lembrá-lo como incomoda estes insetos. Como publicitário, a ação chamou minha atenção pela criatividade.
Porém esta ação não se compara com a ousadia dos alemães para promover um livro. Durante a Feira do Livro em Frankfurt, a editora Eichborn colocou pequenos anúncios em 200 moscas. Devido ao peso dos anúncios, as moscas pousavam com mais freqüência e em muitas vezes, “descansavam” nos freqüentadores da feira.
Não sei quais são as principais agências alemãs, mas sempre que vejo algo mais ousado na publicidade européia, vejo o nome da Jung Von Matt. Desta vez não poderia ser diferente. Eles foram os responsáveis pela ação publicitária.
Parabéns para agência, parabéns para a editora. Ambos foram ousados.

Fonte: Revista Época Negócios

Brasileiro precisa falar espanhol?

Posto aqui meus comentários em duas discussões calorosas sobre o fato de o brasileiro precisar ou não apreender o idioma espanhol.

Blog Executivos Brasil

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“Interessante a discussão e vejo que apareceram alguns pontos-de-vista diferentes. Alguns creem que os nossos vizinhos latinos devem se adaptar ao nosso idioma, o português, outros acreditam que nós, brasileiros, quem devemos nos adequar aos demais e falar espanhol.

Eu, pessoalmente, não vejo problema em apreender a língua dos nossos vizinhos.

Em primeiro lugar, toda negociação fica mais fácil se ambas as partes identificarem que têm pontos em comuns. Falar o idioma, ou pelo menos mostrar para outra pessoa que você tem interesse em apreendê-lo é uma forma de conquistar a confiança. Isto vale para o inglês, o espanhol e ou chinês. Não podemos esquecer que quando viajamos a estes países, estamos em constante processo de negociação. Seja conversando com um taxista, quando ele fornece informações úteis do país (ou quer te cobrar a mais por uma corrida); seja numa reunião com um cliente, quando você demonstra facilidade para compreender as necessidades dele. Em ambas as situações, conversar no idioma da outra pessoa ajuda a quebrar barreiras e a abrir um mundo de novas oportunidades.

Em segundo lugar, nós brasileiros, crescemos isolados dos demais países da América Latina. Isto acontece por causa da diferença de idiomas e por estarmos concentrados geograficamente na costa atlântica. Muito do que acontece nestes países, nem chegam até nós. Refiro-me a noticias, acontecimentos culturais e negócios. Isto não é vantajoso, pois poderíamos apreender muita coisa se nos interessássemos pelo que acontece em nossa volta. É impressionante como estes países, ao mesmo tempo tão diferentes, são tão parecidos com o nosso. Infelizmente, a mídia dá mais atenção ao que acontece nos Estados Unidos e Europa, e pouca atenção à América Latina.

Já vivi na Colômbia, onde muitos confundiam o português com o francês, por não estarem familiarizados com o nosso idioma. Assim como tive a chance de visitar a Argentina e o Uruguai, países mais próximos do Brasil onde facilmente se encontra aulas de português. Em ambos os casos, quanto eu demonstrava que conhecia espanhol, ou quando falavam comigo em português, o trato dado era diferente.
Em resumo, independente do lado que você represente, aprender um idioma estrangeiro é vantajoso tanto para o seu crescimento profissional quanto para o seu crescimento pessoal.”

“Empresas sabem resolver problemas, mas muitas vezes não sabem quais são os problemas”, Tom Kelly, IDEO

Encontrei este vídeo navegando na internet. É o resumo, em 8 minutos, de uma palestra do Tom Kelly, fundador da IDEO, no Creativity World Forum 2008.
Tom apresenta o conceito por trás das práticas de inovação da sua empresa. Segundo ele a inovação nasce de um olhar astrológico do mercado. Através desta prática, identifica-se os problemas e as oportunidades. Uma vez definida o desafio, cabe a empresa, com sua capacidade de resolver problemas, projetar a melhor experiência possível para público alvo.
Se a empresa souber manter este ciclo e incentivar a prática da observação em seus colaboradores, com certeza ela estará nutrindo uma cultura mais inovadora.
Para ajudar a explicar a postura necessária nos dias de hoje, Tom Kelly fala muito em suas palestras sobre “vujade”, o que ,segundo ele, seria o contrário da expressão “dejavu” (a impressão que temos ao já ter visto algo antes). Ou seja, encarar as coisas que você já conhece de uma maneira nova, como se você a estivesse vendo pela primeira vez.

Insights do Workshop Empreendedorismo e Inovação – Parte 1

Aconteceu no dia 29 de outubro, o Workshop de Empreendedorismo e Inovação promovido pelo SEBRAE-SP de São José dos Campos. Aproveitando os últimos dias das férias, fui ao evento. Faço questão de compartilhá-lo com vocês.

Como já diziam os antigos, “Santo de casa não faz milagres”. Confesso que o evento superou minhas expectativas. E o melhor, a apenas alguns metros de minha casa.

O workshop foi dividido em 3 partes: uma palestra, um debate com empreendedores da região e por último um debate com representantes das principais industrias e da prefeitura da cidade de São José dos Campos.

“Empreendedorismo e Inovação gerando competitividade empresarial”

foi o tema da palestra de abertura feita por Renato Fonseca, consultor do SEBRAE-SP.

Ele citou que hoje vivemos a “Era da Recomendação” referindo-se aos novos padrões de compra que apareceram com a internet. Basta olhar qualquer os sites de compras, fórums e redes sociais que permitem que o consumidores façam comentários sobre os produtos e/ou serviços.

Ele citou o caso de um produtor de vinhos do sul do país que usa o Twitter para relacionar-se com clientes. Mostrou alguns exemplos de redes sociais e chamou a atenção para uma delas, o Club Pinguin, uma rede social criada pela Disney voltada para crianças que, em muitos casos, ainda não aprenderam a ler e nem a escrever.

Dentro deste contexto, a primeira dica que ele trouxe não poderia ser outra: “Esteja aberto para o novo”.

Hoje “empreender” passa a ter um sentido mais amplo. “Trata-se de realizar um propósito, realizar um sonho. A visão é o que nos move”. Tudo que existe hoje nasceu primeiro na mente humana, desde a camisa que você está vestindo ao automóvel que te leva ao trabalho.

Apesar de a palavra inovação estar diretamente ligada à quebra de grandes paradigmas (inovação disruptiva), o Renato ressaltou que de fato a maior parte das inovações são as de pequenas melhorias (inovação incremental).

E quais são as maneiras para acelerar tais inovações? Como ficar aberto para o novo?

1. Trabalhe em Redes

 Tire proveito das redes de que você tem ao seu redor.
Fornecedores são uma ótima fonte de informação, pois geralmente estão em contato com o seus concorrentes e empresas de outros setores. Dedique mais tempo a eles.
Clientes também são uma fonte valiosa de informações. Por mais se pregue isto por aí, muitas organizações deixam oportunidades escaparem por não se atentarem sobre o que o cliente tem a dizer.
Funcionários também fornecem insights importantes para o seu negócio. Isto também é amplamente pregado, mas será que eles são sempre ouvidos? O que a sua empresa faz para dar voz aos seus funcionários?
Concorrentes, por mais estranho que possa parecer, são ótimos aliados na busca da inovação. Eu mesmo posso citar alguns exemplos pessoais. Há alguns anos, tive a chance de representar a Embraer, a empresa em que trabalho, em um dos encontros da AICC (Aviation Industry CBT Committee). O encontro foi na Boeing, concorrente da Embraer. Este comitê foi criado pelos principais “players” da indústria aeronáutica visando criar padrões e discutir avanços em matéria de treinamento eletrônico. Muitos padrões definidos por eles, hoje são aplicados não apenas na indústria aeronáutica, como também na indústria de e-learning que se formou com o nascimento da internet. Cito também o blog do CCVP (Clube de Criação do Vale do Paraíba) onde publicitários da região compartilham idéias e divulgam seus trabalhos. Utilize-se de associações, grupos e debates para trazer novas idéias.

2. Seja Colaborativo

Um dos exemplos mais famosos para exemplificar esta postura é o Linux, sistema operacional que nasceu da colaboração de diversos profissionais ao redor do mundo e que hoje desafia a Microsoft.
Você teria coragem de expor seus problemas, suas necessidades para que a comunidade colaborasse para ajudá-lo a resolvê-los? Criar novos produtos? Criar novos serviços? Pois é isto que acontece ao redor do mundo. Desde restaurantes que permitem que os clientes criem seus próprios pratos a minas de ouro que buscam ajuda para encontra novos pontos de extração.
Renato citou o site Innocentive.com, portal voltado para inovação aberta (open innovation). Esta é apenas uma das maneiras que muitas empresas buscam novas idéias e soluções fora de suas instalações através deste site.
Há diversos livros sobre o assunto. Eu pessoalmente recomendo o “Wikinomic, how mass Collaboration Changes Everything”. Também cito o caso da P&G é uma das empresas que tem liderado estas iniciativas. Uma das metas de seu presidente é que 50% das inovações é que as inovações venham de fora da corporação.

3. Seja Articulado

 

O Renato citou que um estudo mostra que as pessoas, em sua maioria, matem laços fortes com até 60 pessoas. Geralmente, são grupos que dividem as mesmas idéias. Pessoas empreendedoras e inovadores circulam em vários ambientes. Elas fazem parte de vários grupos e isso fornece novas idéias.

4. Semeie o seu Capital Social

Ele lembrou que muitos consideram fazer networking o simples fato de entregar um cartão de visita (ou como é comum hoje em dia, adicionar a pessoa no linkedin). O verdadeiro networking está baseado na confiança e cooperação. É construir laços com pessoas com quem você pode realmente contar. Estas conexões se constroem com cooperação. Antes de tudo, construir o seu Capital Social é saber doar.

5. Crie um ambiente a Inovação

Aceitar a diversidade de culturas, formações, crenças colaboram para criar um ambiente criativo. Um ambiente onde haja tolerância ao erro e se incentive a correr riscos fazem parte de uma cultura voltada para inovação. Isto incentiva a confiança dos funcionários e os motiva a correr risco. Em relação à tolerância ao erro, o palestrante ressaltou a diferença entre errar por ter arriscado e errar por ter sido negligente. Este último, com certeza não deve ser toleravél.

Assim como um dia alguém teve a simples idéia de se criar o serviço de “delivery” em uma época onde as pessoas, para comer algo diferente, tinham de sair de casa e um serviço como este seria impensável. O Renato terminou a palestra questionando a platéia sobre quais serviços “deliveries”, quais idéias, estariam aguardando para ser descobertas hoje?

Roberto Shinyashiki: Realizando sonhos

Por Roberto Shinyashiki

Não conheço ninguém que conseguiu realizar seu sonho, sem sacrificar feriados e domingos pelo menos uma centena de vezes. Da mesma forma, se você quiser construir uma relação amiga com seus filhos, terá que se dedicar a isso, superar o cansaço, arrumar tempo para ficar com eles, deixar de lado o orgulho e o comodismo. Se quiser um casamento gratificante, terá que investir tempo, energia e sentimentos nesse objetivo. O sucesso é construí¬do à noite! Durante o dia você faz o que todos fazem. Mas, para obter resultado diferente da maioria, você tem que ser especial. Se fizer igual a todo mundo, obterá os mesmos resultados. Não compare à maioria, pois infelizmente ela não é modelo de sucesso. Se você quiser atingir uma meta especial, terá que estudar no horário em que os outros estão tomando chope com batatas fritas. Terá de planejar, enquanto os outros permanecem em frente da televisão. Terá de trabalhar enquanto os outros tomam sol à beira da piscina. A realização de um sonho depende de dedicação. Há muita gente que espera que o sonho se realize por mágica. Mas toda mágica é ilusão. A ilusão não tira ninguém de onde está. Ilusão É combustí¬vel de perdedores. “Quem quer fazer alguma coisa, encontra um meio. Quem nÃo quer fazer nada, encontra uma desculpa”.

Aos ratos de Sebo (Estante Virtual)

Esta dica é do Zé, um velho amigo, dono do sebo Do Menino no Jardim Satélite, em São José dos Campos. Nos últimos meses ele encontrou uma nova forma de negociar seus livros: a internet. O site Estante Virtual permite a qualquer um, de qualquer canto do Brasil, vender seus livros. A idéia é boa e, segundo seus criadores, revolucionária. O site é uma benção para os amantes da leitura, além de preços acessíveis, há também um acervo raro para nenhuma Amazon colocar defeito.

Por que ler “Construindo uma Vida” do Roberto Justus

Em primeiro lugar, não estou ganhando nada para promover o livro. O senhor Justus realmente superou as minhas expectativas. Vale lembrar que antes de ser um publicitário, o autor é um grande administrador. O livro conta desde a vinda de seu pai para o Brasil até o sucesso no reality show “O Aprendiz”. Para quem É fã de Ogilvy e já leu “Confissões de um publicitário” e “David Ogilvy, uma autobiografia”, certamente vai gostar desta versão tupiniquim, já que, guardada as devidas proporções, ambos construí­ram um império através da publicidade e deixaram suas heranças registras em livros. A maior parte de “Construindo uma vida” refere-se à vida profissional de Roberto Justus. Talvez este fato decepcione àqueles que queiram saber qual é a receita do sucesso para namorar beldades famosas. O mérito do livro é ser uma verdadeira aula de administração de agências de propaganda. Gestão de pessoas, sociedades, empreendedorismo, negócios, tudo o que faz parte do conceito abrangente de administração, mas que, infelizmente, É deixado de lado por muitos publicitários brasileiros. Ao final, o autor fala um pouco de “capital intelectual”, que ele classifica na obra como “O Intangí­vel”, aquilo que não seria quantificado financeiramente nas empresas, mas que realmente são o que elas têm de mais valioso, como marcas, relações interpessoais, conhecimento, etc. Vale a pena a leitura.

Agências e Podcasts

Quer saber mais das tendências do mercado de comunicação? Katie Kempner, VP da Crispin Porter & Bogusky, agência baseada em Miami e mundialmente conhecida por trabalhar bem propaganda tradicional junto com internet, produz, mensalmente um podcast. Desde editores, relações públicas e diretores de criação, Kempner entrevista os maiores profissionais do mercado americano. Quem quiser conhecer um pouco do que rola lá fora, fica aí a dica. Principalmente para quem quiser entender o porquê a profissão de publicitário está cada vez mais próxima a de um relações públicas.

http://www.webmasterradio.fm/episodes/index.php?showId=36